昭通职业学院公文处理制度

                                                                                         （试行）

第一章总则

第一条 为推进学院公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高学院行政办公效率，根据上级有关公文处理规定，结合学院公文处理工作实际，制定本细则。

第二条 学院公文是学院实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章， 指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应坚持统一领导、分级管理的原则，坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到准确、及时、安全、保密。

第五条 办公室是学院公文处理管理机构，负责公文处理工作及业务指导。

第二章常用公文种类

第六条 根据国家规定，学院常用公文种类及用途有：

（一）决议。适用于经会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销下属部门不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在学院一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重大问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于学院发布、传达要求下属部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下属部门请示事项。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第七条 以学院名义对外对内印发的公文主要包括：学院党委、行政发文；各职能部门代表学院起草，由办公室负责印发的各种专题性文件； 学院办公室授权各部门负责印发的各种专题性文件；院级各种会议纪要等专题性文件。

第三章公文格式

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号（涉密公文标注份号）。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”事字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。我院发文机关标志有：

“中共昭通职业学院委员会文件”（院党委使用）；

“昭通职业学院文件”（院行政使用）；

“中共昭通职业学院纪律检查委员会文件”（院纪委使用）。

“中共昭通职业学院委员会办公室文件、昭通职业学院办公室文件”（办公室使用）

“共青团昭通职业学院委员会文件”（院团委使用）。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。我院发文字号编排如下：

院党委发文字号：昭职院委+〔年份〕+编号；

院行政发文字号：昭职院+〔年份〕+编号；

院纪委发文字号：昭职院纪+〔年份〕+编号；

党办发文字号：昭职院委办+〔年份〕+编号；

院办发文字号：昭职院办+〔年份〕+编号。

其余部门、学院二级单位行文参照上述规则执行。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。正文要求情况确实， 观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。发文机关名称使用全称，与标题中的发文机关名称一致，写在正文的右下侧。

（十事）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。决定、纪要，应在标题之下、正文之前用括号标明签发日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。会议纪要、有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文机关之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。以学院名义行文的，标注中共昭通职业学院委员会办公室、昭通职业学院办公室印发，以处室名义行文的，标注处室印发，印发日期以付印日期为准。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第九条 文字从左至右横写、横排。以学院名义上报的请示、报告或公函每页排印 22 行，每行 28 个字。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等， 按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准 A4 型(210mm×297mm) 。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十四条 向上级机关行文，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄报相关上级机关。

第十五条 请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十六条 除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。向学院领导报送的公文，一般应先送办公室，再由办公室转呈学院领导。

第十七条 凡向上级机关行文，给其它机关函件，学院全局性的决定、决议、工作部署、重要通知、通报，重要的规章制度的颁布等，均应以学院名义行文。

第十八条 学院、机关处室在各自职权范围内，可以向下属部门行文， 或相互行文、联合行文。涉及多个部门职权范围内的事务，经相关部门会签，分管领导审签后方可行文。机关处室对内行文主要用于向学院请示报告工作、向院内其他部门商洽和答复工作、向本部门布置工作等。

第十九条 除办公室外，学院其他机关处室不得对外正式行文。各部门对外行文只限于对口单位工作联系，行文用各部门名义和印章，不得以“中共昭通职业学院委员会”或“昭通职业学院”名义自行对外发文。

第二十条 学院内部重要行文，必要时要抄送直接上级机关。

第二十一条 纪要、工作通报、简报，原则上由学院办公室统一管理， 未经同意不得随意自行印发。

第五章公文拟制

第二十二条 公文拟制包括公文起草、审核、签发等程序。

第二十三条 公文起草要求：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）涉及全局性的公文，由办公室起草；专业性或业务性公文原则上由职能部门起草，涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致；重要公文起草工作由院领导主持，组织专人执笔撰写。

（七）涉及表彰或处分人员的报告，须写明或附上被表彰人员或处分人员名单。

第二十四条 公文文稿签发前要严格审核。审核重点包括：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

（六）凡内容与体例不符、文法不通、条理不清的文稿,退回拟稿部门重新起草。

第二十五条 以学院党委、行政名义以及以办公室名义制发的公文，拟稿部门负责人应认真审核签字。若公文内容涉及其他职能部门，还应由拟稿部门送相关部门负责人会签后，指定人员违同电子文稿(原则上不再使用纸质文稿)送办公室审核，并交办公室主任签署意见。以职能部门名义制发的公文，由拟稿部门专人核稿后，呈部门领导审核。

第二十六条 办公室应与拟稿部门密切配合，遇到问题时，及时协商处理。文稿需作重大修改时，由拟稿部门负责修改，办公室作了较大修改的文稿应同拟稿部门协商后，再呈领导审核和签发。

第二十七条 公文签发：

（一）以学院党委、行政名义制发的上行文，由学院党政主要领导分别签发；以学院党委、行政名义制发的下行文或平行文按分工负责的原则由分管院领导签发。

（二）根据学院党委、行政授权制发的公文，由办公室主任签发或者按照有关规定签发。

（三）以学院党委、行政以及办公室名义制发的公文，公文内容涉及其他部门的，拟稿部门应先送有关部门会签后，送办公室审核，再送领导审签。

（四）学院党委、行政联合行文时，由学院党政主要领导签发。

（五）签发人应签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第六章公文办理

第二十八条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十九条 收文办理主要程序：

（一）签收。学院办公室负责院外公文签收。一是按规定时间到市委市政府文件交换中心站交换纸质文件；二是及时浏览省教育电子政务平台、昭通党政网，收取电子公文；三是到市委机要科领取涉密或非涉密电报；四是到邮政机要领取机要函件。办公室对收到的公文逐件清点， 核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，及时向发文部门查询，并采取相应处理措施。

（二）登记。收文后，机要秘书对公文主要信息和办理情况作详细记载， 分涉密公文和非涉密公文用登记簿登记。

（三）初审。公文登记后，由收机要秘书送办公室主任初审。初审重点是： 是否应当由学院办理，是否涉及院外其他单位职权范围内的事项。办公室主任初审公文后，机要秘书分送院领导或有关部门办理。

（四）承办。阅知性公文根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文报有关院领导批示后，转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。机要秘书根据批示意见和工作需要将公文及时送传阅对象阅处。在办理公文传阅时，随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。除学院党政主要领导有指示外，公文一般不在院领导之间自行横传。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，紧急公文或者重要公文由办公室负责催办，一般公文应当定期催办，督促承办单位按期办结。

（七）答复。公文办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位或部门。

第三十条 发文办理主要程序：

（一）起草。由公文承办部门根据工作需要或领导要求，确定公文类别，认真完成公文初稿。

（二 ）审核。各经办部门负责人对本部门负责起草的文件质量负总责，进行认真审查和校核，确保用词准确、用字正确、内容无误、格式规范。

（三）报批。各部门对文件初稿校对无误后报分管校领导审核签批，事关全校的文件和其他重要文稿由主要领导签发，分块工作由对口分管领导签发，未签发的文件一律不发。

（四）复核。办公室在公文正式印发前，应对院领导已签批公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；如有修改，报原签批院领导复审。

（五）登记。公文复核后，办公室及时办理发文登记，包括编排发文号， 记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。

（六）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文在符合保密要求的场所印制。

（七）用印。以学院党委、行政以及办公室名义制发的公文，办公室凭签发文稿予以用印。非正式公文用印，需经办公室主任或副主任批准，并在用印单上签字。监印人发现公文行文格式和程序不符合规定要求，有责任向用印人提出意见，经修正后，方予用印。

（八）核发。公文印制完毕以后，对公文文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第三十一条 涉密公文通过邮政机要传递，或机要人员专递，或通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。绝密公文传递前要使用专用信封单独封装，加贴密封签或加盖密封章。

第三十二条 公文办结后，按照有关档案法律法规以及学院档案管理规定，及时将公文签发稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全、整理归档。有关归档范围和期限按学院档案归档规定办理。联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保字复制件。

第七章公文管理

第三十三条 公文由各部门办公室或者专人统一管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十四条 公文确定密级前，按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，按照所定密级严格管理。绝密级公文由专人管理。公文密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或其上级机关决定。

第三十五条 公文的印发传达范围按照发文机关要求执行；需要变更的,必须经发文机关批准。涉密公文公开发布前履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十六条 复制、汇编机密级、秘密级公文，必须符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的， 必须经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。汇编，确有工作需要的，必须经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

第三十七条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定清退或者销毁。

第三十八条 不具备归档和保字价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留字涉密公文。

第三十九条  从严控制发文数量，提高办文效率。通过简报、便函、传真或电话能解决问题的，不正式发文。凡能够通过网络传输的材料，实行电子版形式报送，减少纸质版文件数量；对数据上报等非正式材料，一般不挂文头、文号。

第八章 其它

本制度自发行之日起试行一年。